06/12/2016 - Vademecum sulla dematerializzazione a uso dei Collegi provinciali messo a punto dalla Commissione della Federazione nazionale e illustrato nella giornata sul tema organizzata a Roma
La Federazione nazionale OPI e i Collegi provinciali si dematerializzano e danno il via a un processo che offre la possibilità di archiviare digitalmente tutta la documentazione relativa all’iscritto attraverso sistema organizzato a cartelle legate alla posizione del singolo, che lo segue nei trasferimenti da un Collegio all’altro. Lo stesso archivio digitale è disponibile per la consultazione dai singoli iscritti all’interno della intranet personale alla quale, già oggi, l’iscritto può accedere e che può essere collegata ai portali web dei Collegi Provinciali.
Per questo, il Gruppo Dematerializzazione costituito presso la Federazione nazionale, ha lavorato per proporre l’avvio completo del processo (in parte già attivato in passato con la PEC, il protocollo digitale, la fatturazione elettronica, l’albo unico nazionale) attraverso la generazione e la gestione del fascicolo dell’iscritto direttamente in formato digitale. L’Albo Unico Nazionale gestito dalla FNC OPI (AUN) mette a disposizione una serie di funzionalità che aiutano a ridurre la carta e si proiettano verso la sua completa dismissione, anche per i Collegi che presentano maggiori difficoltà nel condurre questo percorso autonomamente.
Il Gruppo Dematerializzazione è formato da: Franco Vallicella (referente), Stefano Bernardelli, Onorato Biancone, Matteo Manici e Carmelo Spica (componenti), Stefania Gastaldi (dirigente Fnc OPI), Andrea Lisi, Elena Lisi e Francesca Nappi (Consulenti).
Gli obiettivi e i meccanismi, indicati nella giornata organizzata a Roma dalla Federazione per condividere con tutti i Collegi i risultati del lavoro della Commissione, sono molteplici.
Tra questi, condividere i riferimenti normativi e l'opportunità gestionale del processo di dematerializzazione della pubblica amministrazione applicato ai Collegi Provinciali e alla Federazione Nazionale Collegi OPI.
Durante la giornata è stato illustrato ai presidenti e segretari dei Collegi il progetto della Federazione sulla dematerializzazione documentale in entrata e uscita: dalla iscrizione on-line alla conservazione sostitutiva del fascicolo personale elettronico, per costruire un percorso di coinvolgimento attivo dei Collegi Provinciali che prevede l’adesione al progetto generale, l’adesione al progetto di conservatoria digitale, la verifica della congruità del modello di iscrizione on-line all’Albo alle esigenze dei Collegi Provinciali con eventuali implementazione al sistema Albo Nazionale e quella dell’interesse per la co-costruzione di una rete di portali web OPI standardizzati per i Collegi Provinciali.
Ai Collegi è stato fornito un vero e proprio vademecum sulla dematerializzazione (VEDI).
La generazione del fascicolo personale avviene tramite un form di preiscrizione on-line collegato a AUN, compilato direttamente dalla persona che richiede l’iscrizione all’Albo. In questa prima fase e fino all’implementazione di un sistema di identificazione digitale (ad esempio, Sistema Unico di Identità Digitale – SPID), alla registrazione seguirà una fase di perfezionamento in ufficio, dove le informazioni inserite e tutto il materiale prodotto verranno registrate ed immagazzinate direttamente nella scheda personale AUN e inserite all’interno del proprio fascicolo digitale.
Tutte le funzioni, compresa la possibilità di attivare il pagamento on-line delle quote, sono già presenti o in fase di implementazione in AUN e sono ispirate ai principi dell’innovazione e della semplicità d’uso dei sistemi informatici e sono l’evoluzione dell’Ente Collegio verso la Pubblica Amministrazione Digitale.
L’implementazione e la gestione dei sistemi di conservatoria digitale accreditati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e richiesti dal CAD, richiedono elevate competenze tecnologiche e presentano costi elevati. Nella ricerca di soluzioni di semplificazione con economie di scala, la Federazione nazionale OPI ha allo studio la possibilità di attivare un sistema di conservatoria digitale centralizzato dove tutti i Collegi Provinciali potranno depositare i propri documenti digitali (fascicolo digitale, registro giornaliero di protocollo, fatture elettroniche ecc.) e al quale si potrà aderire tramite un’apposita convenzione.
Per chi non si adegua non sono previste sanzioni dirette (per questo molte Pubbliche Amministrazioni continuano a emettere documenti con firma su carta). Questo non è sanzionabile purché il documento venga digitalizzato per poter essere poi gestito secondo le regole del protocollo informatico. Di fatto, però, non rispettare questa norma espone le Amministrazioni a contestazioni sulla legittimità degli atti (sulle delibere, ad esempio) dal momento che una norma di legge ben precisa individua dei requisiti di forma specifici per i documenti delle pubbliche amministrazioni, esclusivamente informatici.
I Collegi Provinciali e la Federazione hanno una serie di altri obblighi (trasparenza/anticorruzione, pagamenti digitali della PA ecc.) che vengono riportati nella tabella che compone il vademecum, per favorire la riflessione sistematica sul tema a opera dei Consigli direttivi dei Collegi Provinciali OPI.
